Что это вообще такое
Time Blocking — подход к планированию, с которым вы дробите день на разные временные промежутки и закрепляете за каждым свое дело. В отличие от простого ту-ду-листа (to do list – список дел) распределяете задачи в течение дня, недели и месяца и видите, как будет выглядеть реальный график с ними.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Чтобы узнать о технике подробнее, можно прочитать про законы и теории, на которых она основана. Например, про закон Паркинсона (работа заполняет время, которое на нее отпущено) или ресурсную теорию внимания Канемана.
Дальше расскажу, с какими проблемами мы столкнулись в компании и как их решали с помощью планирования.
Проблема №1 — жесткий график, который ломается, если появляются новые задачи
Вспомните свой последний ту-ду-лист на день или страницу в Google-календаре. Наверняка, задачи там идут вплотную друг за другом и перерывы есть максимум на обед или прогулку. Как правило, в стандартный день влезает 4-6 задач, в зависимости от их объема.
Такую жесткую систему тяжело перестраивать в течение дня, если внезапно появляется что-то незапланированное и срочное. Календарь уже заполнен под завязку — впихнуть «невпихуемое» не получится. Как итог: вы либо жертвуете запланированными задачами, либо упускаете срочные. Чаще — первое.
Как решать с помощью Time Blocking: оставляйте часовой буфер
Вписывайте в каждый день свободный час просто на всякий случай — не для отдыха, а именно для работы. Это время не занятое ничем и никем, некий водораздел. До него стоят задачи, которые вы обязательно должны сделать сегодня. После — менее приоритетные задачи, которые могут подождать:
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Если появляется вопрос, где нужно срочно включиться, заполняйте буфер и двигаете остальные задачи вправо (или вниз). Не придется ничего откладывать на следующий день и копить несделанные дела.
Если новые задачи не появятся, заполняйте свободный час запланированными.
Проблема №2 — бесконечные созвоны
Особенно эта проблема остро стоит у руководителей в онлайне: рутина превращается в день сурка, висящего на телефоне. Какие-то встречи растягиваются из-за воды и пространных обсуждений, какие-то вообще появляются из ниоткуда, потому что срочно надо что-то согласовать или решить, а в переписке этого сделать никто не может.
Как итог: встречи отнимают очень много энергии (и времени!), которых на важные задачи может уже не хватить. А после звонков и коммуникации мозг долго восстанавливает топливо на энергозатратные операции.
Как решать с помощью Time Blocking: установите лимиты на встречи и созвоны
Выделите на день два часовых или три 45-минутных слота на встречи и оповестите команду о том, что слоты есть только такие. Это замотивирует лучше готовиться к созвонам и выносить меньше воды не по делу. А еще — решать то, что можно, в переписке.
Важно: после каждой встречи оставьте себе буфер на 20-30 минут, чтобы восстановиться. Необязательно просто смотреть в потолок, можно заниматься чем-то, что не требует больших затрат энергии — например, разгрести почту.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Вот так буферы после созвонов выглядят в календаре: они отмечены красным и рассчитаны на 20 минут.
Проблема №3 — не хватает сил на несколько энергозатратных задач
Одна энергозатратная задача на день и 3-4 легких — возможно, но больше похоже на утопию. Чаще день состоит из 1-2 легких и нескольких объемных задач, в которые надо активно включаться.
Если поставить подряд несколько больших задач — не хватит энергии выполнять их равномерно, потому что перерывов посреди рабочей сессии нет, да и не всегда они нужны.
Как решать с помощью Time Blocking: чередуйте задачи по уровню энергозатратности
Сделали одну приоритетную задачу — отдохните 10 минут, а потом займитесь менее энергозатратным — почитайте отчеты сотрудников, посмотрите, что происходит в инфополе, проверьте почту. И только потом переходите ко второй приоритетной задаче. Это помогает делать все одинаково качественно, потому что концентрация успевает восстановиться.
Итоги
- Чтобы график не обрушивался из-за срочных внеплановых задач, вписывайте в каждый день часовой буфер — час, рассчитанный на работу, но не занятый никем и ничем. Если появится что-то срочное (а оно появится), вы просто поставите задачу в этот буфер, а остальные сдвинете, не жертвуя ничем важным.
- Чтобы день не превратился в череду бесконечных и бессмысленных созвонов, введите ограниченное число слотов на встречи по времени и количеству. Предупредите о них команду: пусть это будет два часовых или три 45-минутных промежутка для созвонов. Не забудьте запланировать 20-30 минут после каждого созвона на перерыв.
- Чтобы не терять продуктивность из-за нескольких объемных задач в течение дня, чередуйте дела по их сложности. После энергозатратной задачи сделайте перерыв и займитесь чем-то рутинным и простым. А уже после — приступайте к следующей объемной задаче.
Читайте также:
не занимайтесь ерундой ибудете успевать в 10 раз больше....
Позволю себе дать совет неопытным руководителям, кторые "зашиваются".
Не суетись!
Второй - не связывайся с электронными планировщиками, примочками, приблудами и приложегниями для планирования и напоминания. Никогда и ни за что! Они только добавляют уровень суетливости и мелочности задач.
Сделайте себе привычку. Каждое утро выделйте 15 минут на планирование с карандашиком и бумагой. Напишите ряд важнейших задач, но не более семи. В конце дня вычеркивайте их. Привлекайте моторику к планированию., а не гаджеты и примочки.
Планирование личного времени - это и искусство и большой опыт. Учитесь делегировать, а не "всё успевать". Учитесь контролировать результат, а не бороться с "бесконечными созвонами".
Вот как выглядит моё планирование. Минус - план, окружность над минусом - работу начал. Зачёркнутый кружок - выполнено.
Невыполненные работы переносятся на следующий день. И никаких вам Time Blockingов. Сплошной планиринг и выполенинг. Полный красавчинг.
Особенно нравится этот момент. Ведь недаром гласит народная мудрость "Никогда не делай сегодня то, что можно перенести на завтра" :)
Лучше так: никогда не делай сегодня то, что можно вообще никогда не делать. ))))
Забавно читать опять про тайм-менеджмент.
Мысли следующие.
Список задач по методу Time Blocking очень похож на расписание моего стоматолога.
:)))
Люди! А вам это надо — работать в таком режиме?
Шутка:
— Я моему коту удивляюсь. Он весь день спит, однако я не понимаю, КОГДА И КАК он успевает всю еду сожрать, все обои подрать и весь свой лоток изгадить?
— Может, тебе стоит у него взять уроки тайм-менеджмента?
Очень полезная мысль про энергозатратность. Кроме того, важно учитывать также и внутреннее сопротивление решать определённые задачи.
Угу, в зависимости от текущего биохимического статуса отдельные типы задач могут быть трудозатраты или наоборот. Например выплеск дофамина -тянет на переключение и новизну. Эндорфин - предвкушение окончания дела. Гамк - сосредоточение и внимательность к деталям. Вазопрессин - пожамкать коллегу или шлёпнуть по попе. Окситоцин на обнимашки потянет. Норадреналин - поорать на коллег в удовольствие.
ща это называется красивым словом "прокрастинация") И под ее пользу и необходимость даже научную базу подвели) Так что не все так однозначно)))